目录
- 引言
- WPS审阅功能概述
- 如何在WPS中启用审阅
- 3.1 开启审阅功能
- 3.2 设置审阅选项
- 添加和管理批注
- 4.1 插入批注
- 4.2 删除批注
- 4.3 编辑批注
- 比较和合并文档
- 5.1 比较文档的步骤
- 5.2 合并文档的步骤
- 保存和导出审阅结果
- 常见问题解答 (FAQ)
- 结论
1. 引言
在现代办公中，文档的协作与审阅变得愈加重要。 WPS 作为一款流行的办公软件，其审阅功能能够帮助用户轻松管理文档修改、添加批注，以及与他人协同工作。
2. WPS审阅功能概述
WPS审阅功能不仅可以标记文档中的增删改，更能通过批注的形式便于与他人沟通。这让用户能够高效地进行文档审批、反馈等操作。
3. 如何在WPS中启用审阅
3.1 开启审阅功能
要在WPS中开启审阅功能，可按照以下步骤操作：
- 打开WPS文档。
- 点击工具栏上的“审阅”选项。
- 选择“开始审阅”按钮，系统将自动记录所有修改。
3.2 设置审阅选项
在启用审阅功能后，可以根据需要对审阅选项进行设置：
- 显示标记：选择是否显示插入、删除和格式更改的标记。
- 审核者信息：可自定义审核者的名称与颜色，方便区分。
4. 添加和管理批注
审阅过程中，添加批注是非常有效的沟通方式。
4.1 插入批注
在WPS中插入批注的步骤为：
- 在需要批注的文本处右击，选择“插入批注”。
- 输入您的意见或建议。
- 点击保存，批注将显示在侧边栏。
4.2 删除批注
若需删除批注，可按如下方式进行：
- 找到需要删除的批注，右击该批注。
- 选择“删除批注”，确认即可。
4.3 编辑批注
编辑批注非常简单，操作步骤如下：
- 在侧边栏找到并选择要编辑的批注。
- 直接修改文本，修改后点击保存。
5. 比较和合并文档
审阅不仅是逐个修改，还包括对文档的整体比较和合并。
5.1 比较文档的步骤
- 在审阅菜单中，选择“比较”功能。
- 选择需要比较的文档，并确认。
- WPS将显示出相同和不同之处，方便进行审阅。
5.2 合并文档的步骤
- 点击审阅菜单下的“合并”功能。
- 选择需要合并的文档，确认后进行合并。
- 合并完成的文档将显示所有修改和批注。
6. 保存和导出审阅结果
在完成审阅后，可以选择保存或者导出这些审核痕迹：
- 点击文件菜单，选择“保存”，可以保存为新的文件。
- 选择“导出”，可以选择导出为PDF等格式。
7. 常见问题解答 (FAQ)
Q1: WPS的审阅功能免费使用吗？
WPS的审阅功能是免费的，用户只需下载WPS软件即可享受各项功能。
Q2: 如何查看他人的批注？
在WPS审阅模式下，所有批注都会在侧边栏显示，用户可以通过点击相应批注进行查看和回复。
Q3: 文档审阅完成后能否删除修改记录？
可以通过选择“审阅”菜单下的“接受所有修改”或“拒绝所有修改”来清理修改记录。
Q4: 如何共享审阅的文档？
可以将审阅后的文档通过邮件或云存储共享给其他用户，确保他们也能查看修改及其批注。
8. 结论
通过以上步骤，用户可以更有效地利用WPS进行文档审阅，提升工作效率和协作能力。掌握审阅功能将有助于提升你的办公能力，确保文档高效、精准地完成。
正文完
